Quản lý nhiều dự án SEO bằng Google Sheets miễn phí | iGooseo Projects Management [Share]

Công cụ Quản lý (nhiều) dự án SEO miễn phí bằng Google Sheets là chuyện hoàn toàn khả thi. Thực chất file này chưa có gì cao siêu nhiều ngoài việc áp dụng các hàm Index, Match, Vlookup, Conditional Formatting, Alternating Colors, Named Ranges, … một cách tối ưu & cơ bản nhất, dành cho cả những người chưa nắm rõ về Google Sheets vẫn xài được. Lý do mình muốn chia sẻ công cụ này là vì như trang Giới thiệu về iGooseo đã chia sẻ, mình có mong ước là mỗi khi làm được cái gì mình rất rất rất là muốn chia sẻ cho mọi người, tuy nhiên nhiều khi cảm thấy kỹ năng chưa tới nên là không dám share nhiều, kế tiếp là mình muốn có nơi lưu trữ lại những gì mình học & làm được trong quá trình công việc. Việc tận dụng tối đa kỹ năng tư duy & sắp xếp vào công việc là một thứ mà mình rất mong mỏi làm được mỗi khi cảm thấy những công việc nhàm chán lặp đi lặp lại rất nhiều lần hàng ngày và nó lại không mang lại hiệu quả thực tế!

Quản lý nhiều dự án SEO trên Google Sheets hoàn toàn miễn phí | iGooseo Projects Management
Quản lý nhiều dự án SEO trên Google Sheets hoàn toàn miễn phí | iGooseo Projects Management

Chào mọi người, rất vui vì khi mình có chia sẻ sơ qua vài bài trên Facebook và thấy rất nhiều người đón nhận em nó, nên là cũng mạo muội chia sẻ tài liệu mẫu (template) Quản lý một hoặc nhiều dự án mà mình đang triển khai này trong chính vài team nội bộ cũ của mình mà mình đã xài được 10 tháng nay (Tháng 04/2019). Một điều hơi ngược là Thứ 2 (13/01) này mình sẽ áp dụng file này ngược lại nội bộ vì mọi khi làm nhanh làm gọn để vào công việc chứ không có chỉnh chu thấu đáo như file này haha!

Mình đã xài qua rất nhiều tool Asana, Monday, Trello, Clickup, Airtable, Notion.so tuy nhiên công cụ thì vẫn là công cụ, công cụ sinh ra là để phục vụ nhu cầu người dùng và sẽ thu phí khi đến một thời điểm thích hợp. Tuy nhiên với tiền tệ Việt Nam Đồng khi xài các tool Global thì quả là một cực hình và nghe nó xa xỉ quá, nếu kể thêm các công cụ khác như CRM, ERP, … và các công cụ đo lường & tiếp thị chiến dịch, từ khóa, … thì chi phí phải trả có lẽ hơn vài chục triệu là ít. Xuất phát từ vị trí đã từng làm SME, việc tiết kiệm chi phí là rất cần thiết nên rất ham muốn sử dụng các công cụ miễn phí có sẵn lâu dài như nền tảng Google. Miễn phí & hiệu quả là 2 tiêu chí mà mình luôn theo đuổi, đương nhiên mình luôn ở trong tâm thế khi lợi nhuận vừa đủ mình luôn sẵn sàng trả phí để được hưởng những quyền lợi tốt hơn chứ không xài chùa mãi được (như cá nhân mình hiện tại đang chi gói Google Drive cá nhân mỗi tháng cho việc tích lũy các tài liệu nội bộ). Thế để làm sao biến các công cụ miễn phí trở nên hiệu quả thì còn phụ thuộc khá nhiều vào tư duy & kỹ năng của người lãnh đạo nữa.

Ok nói dông nói dài, giờ tiến hành giới thiệu file nha! Nếu bạn cảm thấy file này quá thô sơ thì vui lòng bình luận góp ý vì mình rất thích tiếp thu ý kiến, chứ đừng mang tính phê bình phán đoán vào bài viết.

Giới thiệu thông tin

iGooSEO Projects ManagementFile Quản lý nhiều dự án SEO bằng Google Sheets dành cho các bạn Team Leader, Projects Leader hay Manager cần quản lý nhiều dự án với các thông tin bao gồm danh sách Thành viên, Số điện thoại, Email, Công việc được giao, Bảng tự động tính kết quả KPIs sau khi hoàn thành các công việc được giao, …

Lưu ý đây không phải là file Lập kế hoạch SEO bằng Google Sheet, đây chỉ là file Quản lý thông tin đơn thuần nhiều dự án SEO cơ bản bằng Google Sheets mà mình đang áp dụng hiện nay cho chính team mình. Lý do thì do quá nhiều thông tin, nhiều file lưu trữ và nhiều cái để lưu nên là mình mới gom tất cả thông tin lại thành 1 file, với hy vọng sẽ giúp các anh chị em tiện ích hơn khi quản lý các thông tin tập trung tại một nơi.

Đối tượng sử dụng

  • Agency – Công ty dịch vụ SEO cho các doanh nghiệp khác.
  • Marketer – Các bạn đang làm Marketing liên quan SEO, đặc biệt là Digital Marketing.
  • SEOer – Làm SEO nhưng không quản lý được các thông tin.
  • Leader / Manager – Quản lý một hoặc nhiều dự án SEO.
  • Và cả những bạn có hứng thú về Projects Management nữa.

Câu chuyện phát sinh

Theo như mình biết, nhiều bạn quản lý thông tin ở rất nhiều file khác nhau. Nào quản lý Tài khoản, quản lý Dự án, quản lý Email, quản lý Social, … ví dụ thông tin mật khẩu bạn A là tạo 1 file banA.docx, tài liệu dự án là duanB.xlsx, … Vậy team có 10 bạn, 5 dự án là 10 file Thông tin, 5 file Dự án chưa kể các file chứa nội dung Bài viết thì sao? Rồi quản lý tập trung ở đâu?

Thế thì câu chuyện là khi phát sinh ra vấn đề Sếp yêu cầu hoặc việc gì cần thiết kêu gọi khẩn cấp mở file đó, thì bạn tìm ở đâu? Thư mục cha – con nào? File tên gì? Trí nhớ bạn có đủ chỗ chứa hết những sự việc không-quan-trọng đó không? Rồi không lẽ mỗi lần Sếp hỏi là mỗi lần lục lọi, tìm tòi? Tại sao không có nơi tổng hợp thông tin hết?! Cho dù là bạn nhớ hết đi chăng nữa nó cũng không đáng để mình phải nhớ => tìm => mở. Và Sếp cũng không phải là người rảnh rang đi hỏi bạn từng câu hàng ngày hàng tuần hàng tháng, tổng hợp toàn bộ thông tin một file hết và gửi cho Sếp, Sếp muốn coi gì tự vào đó mà coi, xong. Vả lại, việc tìm tòi như vậy có thể tốn bạn 5 – 15 phút hàng ngày, vị chi ít nhất mỗi tháng bạn phải tốn ra 150 phút (2 tiếng) ra tìm tòi tài liệu để báo cáo. Chưa kể thời gian làm báo cáo, thống kê mỗi ngày, mỗi tháng? Bạn có nghĩ bạn sẽ tốn hết 1 ngày (9 tiếng) cho việc báo cáo hàng tuần, và thậm chí là 4 ngày (36 tiếng) hàng tháng không?

Liên kết tải về

Vì thuộc Google Documents nên file này luôn nằm trên Google Drive, các bạn sau khi xem cảm thấy ưng con mắt thì Make a copy (Tạo bản sao) về xài nha. Bản Ver 3.x sẽ còn thủ công là chịu khó copy & paste hàm dòng trên kéo xuống xài tiếp. Còn mình hiện đang làm Ver 4.x hy vọng sẽ auto hết các việc thực thi hàm của Sheets!

Bạn có thể quyên góp qua Momo SĐT 0832 711 117 nếu bạn muốn. Mình sẽ còn phát triển tiếp file này trong lúc làm việc, và sẽ cập nhật bản kế tiếp khi có thời gian.

Hướng dẫn sử dụng

Enjoy working!

Lời cám ơn

Rất vui là vì không ngờ file mình lại được rất nhiều ACE đón nhận. Rất cám ơn Admin các group sau vì đã cho phép mình chia sẻ file Quản lý nhiều dự án SEO trên Google Sheets này:

Đặc biệt: Em muốn cám ơn anh Lê Anh Tuấn (A1digihub – Phân tích dữ liệu và tối ưu hoá Marketing & Sale) & em gái trợ lý Thúy Phạm rất nhiều, một anh mà mình follow từ thời anh còn bên Climax (2012 – 2013). Cám ơn anh rất nhiều vì đã chia sẻ bài này đến cho anh em trong group Kinh doanh trong kỷ nguyên số và cũng như các group khác, để mọi người biết đến nhiều hơn. Chính anh là người động viên em share rộng rãi, nhận donate để có tinh thần nâng cấp tiếp sau này. Vì em chỉ tính chia sẻ Facebook cá nhân trước, nếu nhiều anh chị em đón nhận thì em mới chia sẻ rộng rãi sau.

Được đăng trong: Sheets

6 nhận xét về “Quản lý nhiều dự án SEO bằng Google Sheets miễn phí | iGooseo Projects Management [Share]”

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.